Gestion électronique de documents : ALFRESCO
Alfresco est une solution d’ECM, créé en 2005, par un éditeur anglais Alfresco Software fondé en 2005 par d’anciens dirigeants de Documentum et Business Object.
Alfresco propose l’ensemble des fonctionnalités attendues du domaine de la gestion documentaire : métadonnées, types de documents, workflow documentaire et avancé (avec un logiciel compagnon Activiti), gestion de catégories, outils de collaboration, recherche (SolR), gestion de plusieurs bases indépendantes, gestion de contenu Web, etc. L’outil se distingue par la présence de sites collaboratifs, espaces contenant une bibliothèque de documents, blog, forum, wiki, calendrier, etc. et un module de Records Management.
Alfresco: fonctionnalités
La solution se distingue par sa capacité à s’interfacer avec tout l’écosystème de l’entreprise : édition directe des documents au travers des suites bureautiques (MS Office et/ou Google Doc), intégration avec les annuaires et les systèmes d’authentification, clients mobiles iOS et Android, intégration avec les chaînes de numérisation et la messagerie, connecteurs avec différents grands progiciels d’entreprises tels que SAP ou Salesforces.
GESTION DES DOCUMENTS
Lorsque les documents sont stockés à différents emplacements (ordinateurs portables, clés USB, e-mails, réseaux et sites de partage de fichiers), la gestion du contenu s’apparente à un véritable chaos. Ces silos de contenu freinent considérablement la productivité et augmentent les risques liés à la sécurité.
Avec la solution de gestion de documents d’Alfresco, l’entreprise garde ses contenus sous contrôle. Les fichiers importants tels que contrats, supports marketing et documents techniques sont facilement accessibles et peuvent être partagés en toute sécurité.
Qui plus est, Alfresco maximise la valeur du contenu en l’intégrant aux processus métiers. Les informations sont transmises à la bonne personne, au bon moment, dans les applications et sur les appareils avec lesquels elle travaille habituellement.
GESTION DES PROCESSUS
Les secteurs d’activité et entreprises de toutes tailles sont en pleine transformation numérique. Elles modernisent leurs opérations et modifient leur infrastructure pour mieux répondre aux attentes de leurs clients, partenaires et collaborateurs et être plus réactives aux évolutions des conditions du marché.
Les fonctionnalités de gestion des processus intégrées à Alfresco offrent un socle pour une transformation numérique plus agile. Des outils simples permettent de concevoir et d’adapter ses propres processus. La mise en place de processus dynamiques permet d’en finir avec les workflows rigides et de collaborer à une meilleure résolution des problèmes.
L’intégration du contenu et des processus permet en outre d’enrichir de données pertinentes les flux d’information automatisés, pour un travail plus productif et plus efficace.
GOUVERNANCE DE L’INFORMATION
Pour chaque entreprise, satisfaire les exigences réglementaires et de conformité de plus en plus contraignantes de gouvernance de l’information et de l’industrie constitue un véritable défi. Les entreprises doivent protéger les données de leurs clients, respecter les politiques et procédures en vigueur et fournir une piste d’audit qui témoigne de la conformité de leurs activités, le tout sans que leur cœur de métier en pâtisse.
Alfresco simplifie et renforce la conformité en automatisant l’intégralité du cycle de vie des documents, de la capture initiale jusqu’à l’archivage ou la destruction définitive. De plus, Alfresco intègre de manière transparente l’archivage électronique aux processus métiers et applications clés.
La mise en conformité est aisée et efficace, sans constituer une étape à part ou après coup comme c’est le cas avec les systèmes autonomes complexes..
GESTION DES CONTENUS ET PROCESSUS SUR LES APPAREILS MOBILES
Tout le monde rêve de pouvoir accéder à ses informations, partout et à tout moment. Si l’entreprise ne répond pas à ce besoin, les collaborateurs trouveront des solutions adaptées à leurs attentes par eux-mêmes. Ou chez un autre employeur. Ne vous laissez pas distancer. Avec les applications mobiles Alfresco, vos employés collaborent facilement et en toute sécurité :
- L’application mobile Content Services permet de partager et de modifier tous les contenus importants
- Avec l’application mobile Process Services, gérez intelligemment vos processus métiers
- Grâce à l’Application Development Framework, concevez des applications adaptées à vos besoins spécifiques
Ajoutez, consultez, modifiez, approuvez et partagez des contenus pendant vos déplacements. Vos équipes restent productives, vos données sont sécurisées et vos activités suivent leur cours sans interruption.
COLLABORATION DANS L’ENTREPRISE
La collaboration joue un rôle essentiel dans la réussite d’une entreprise. En facilitant la circulation des flux d’information et processus dans l’entreprise et au-delà, vous augmentez la productivité et créez les conditions d’une meilleure réactivité et d’une innovation renforcée.
Alfresco simplifie la collaboration en interne et avec les partenaires externes, à travers toute l’entreprise étendue. Les collaborateurs peuvent ajouter du contenu, le partager, le modifier et valider des documents depuis leur poste de travail et pendant leurs déplacements.
De plus, grâce à sa configuration hybride dans le cloud, la plateforme Alfresco permet d’intégrer facilement tous les intervenants externes (revendeurs, consultants, agences et clients) en garantissant un contrôle et une sécurité optimums.
NUMÉRISATION ET CAPTURE DES DOCUMENTS
À l’ère du numérique, un grand nombre d’entreprises font le choix d’utiliser les technologies de numérisation pour la dématérialisation. C’est un pas en avant, mais ce n’est pas suffisant.
Plus de 80 % des données de l’entreprise sont éparpillées dans des supports non structurés : formulaires et fax numérisés, fichiers PDF, e-mails, etc. Alfresco vous permet d’extraire et d’agir sur ces données pour les exploiter dans vos processus métiers et de gestion documentaire.
Ainsi, vous pouvez remplacer les opérations inefficaces basées sur des documents papier par un flux de données et de documents entièrement automatisé qui améliore la productivité, la qualité du service et la conformité avec les réglementations en vigueur.
Pourquoi choisir ALFRESCO ?
- Alfresco est la plateforme leader de gestion de contenu open source garantissant la stabilité, le support et l’ensemble de fonctionnalités requis pour une véritable plateforme ECM d’entreprise et la convergence BPM.
- Alfresco est moderne et évolue rapidement sans compromettre la qualité.
- Les utilisateurs finaux apprécient généralement de travailler avec Alfresco car le système offre des interfaces utilisateur puissantes et simples, aussi bien pour les ordinateurs de bureau que pour les appareils mobiles.
